kohlpharma accelererar signaturbaserade arbetsflöden

40 years after its foundation, kohlpharma is one of the biggest German importers of patent-protected and prescription-only medicines in Europe and the undisputed market leader in Germany. Founder Edwin Kohl has been focused on essential competitive pricing for the benefit of consumers since the beginning, with the health system saving hundreds of millions of euros each year as a result.

Hjältebild, elegant ask med olika läkemedelstabletter
757717846?h=72ba06c48c

kohlpharma

 uses 

HelloSign API

01
02
03

Ett djupare dyk med

kohlpharma

Utmaningen
Möjligheten

De flesta läkemedel tillverkas i Europa av internationella företag som vanligtvis väljer en central produktionsanläggning i EU. Skälen bakom denna strategi är bland annat låga skattekrav och mer konkurrenskraftiga löner. Läkemedlen hamnar sedan i omlopp över hela EU under de typiska marknadsförhållandena i varje medlemsland och är generellt sett billigare än i Tyskland. kohlpharma utnyttjar de lägre kostnaderna i andra EU-länder för att kunna erbjuda originalpreparat på den tyska marknaden till attraktiva priser. Dessa originalläkemedel märks sedan om eller förpackas om i enlighet med tyska krav. Besparingarna ger minskade påfrestningar på vårdsystemet vilket gynnar läkare, farmaceuter och framför allt patienter.

Eftersom kohlpharma använder överskottslager i sin leveranskedja är det en viktig utmaning att på ett pålitligt sätt kunna möta efterfrågan. Varutillgänglighet och potentiella leveransproblem kan variera av orsaker som ligger utanför företagets kontroll. En särskild logistikutmaning är den kvalitetssäkrade transporten av kylda läkemedel, som insuliner eller vacciner, som måste förvaras i en konstant temperatur på 2 till 8 °C genom hela leveranskedjan. Det är därför ännu viktigare att processer från inköp till leverans samordnas på bästa möjliga sätt. Av denna anledning förlitar sig kohlpharma alltmer på digitaliseringens potential.

Before a medicine can go into circulation after purchase, there are a multitude of documents to fill out and sign. As a pharmaceutical manufacturer, kohlpharma follows GMP (Good Manufacturing Practices) regulations, which means extensive written documentation for all processes and completed production orders. Correspondence including order placement and contracts, have historically been carried out using analog processes: time-consuming printing, signing, scanning, and emailing. As Johannes Reinert states: “The throughput times, particularly for GMP-relevant documents, are sometimes very long and complex. That’s why we looked for a solution that could accelerate these operations. We were looking for a simplified, digital, single foundation with all our EDP suppliers and service partners.”

”Många av våra användare arbetar nu hemifrån, och detta har gett helt nya upplevelser för både distansarbetarna och de som sysslar med elektronisk databehandling. Jag är jätteglad över att ha valt HelloSign, eftersom lösningen hjälper mig att göra arbetet betydligt enklare för både distansarbetare och personal på kontoret.”

Johannes Reinert
Lösningen

kohlpharma försökte först utveckla en lösning internt, som inte bara skulle baseras på e-signaturer utan också kartlägga relaterade arbetsflöden. Förändrade prioriteringar ledde dock till förseningar i färdigställandet, så företaget ville istället investera i e-signaturhantering. HelloSign visade sig vara den bästa lösningen tack vare dess transparens, enkelhet, direkta tillgänglighet och avtalsmässiga ramverk. Tack vare framgångarna med HelloSigns molnlösning och API för e-signaturer fattade företaget snabbt beslut om grundlig testning.

"I saw that HelloSign was the best solution for us. We worked on a small trial to begin with, and quickly felt the benefits of the solution--suitable for solving all the issues we were aware of and that arose during the trial. ” – Johannes Reinert

Resultaten

Användarvänlighet, snabbt i bruk

HelloSign-användargränssnittet är intuitivt. Stegvis vägledning genom avtal och formulär säkerställer att alla relevanta fält fylls i och att alla nödvändiga underskrifter infogas. HelloSign kan integreras i vilken miljö som helst, också med individuella varumärken. Detta hjälpte omedelbart kohlpharma att framgångsrikt gå över till distansarbete. Från verbal beställning till mjukvaruimplementering tog hela processen mindre än en timme.

“I had the ideal solution for signature workflows ready to go, which meant we could enable and encourage our teams to work remotely. It created the potential to improve business processes and to allow for a higher degree of freedom of work location.” – Johannes Reinert

Från analogt till digitalt: den papperslösa framtiden

Efter att de första testerna överträffat alla förväntningar planerar kohlpharma redan nästa steg för att påskynda affärsprocesser och förbättra arbetsförhållandena med hjälp av HelloSign.

Internt – ökad transparens

Planen för framtiden är att helt digitalisera interna dokumentarbetsflöden och obligatoriska interna utbildningsbekräftelser. Detta kommer att avsevärt öka transparensen och eliminera behovet av att digitalisera motsvarande dokument senare. För dokument som behöver undertecknas av flera parter förenklar e-signaturer processen för både redigerare och undertecknare.

Framtiden

Externt – förbättra samarbetet

Redigering och signering av leverantörsavtal kommer också att digitaliseras. Genom denna process kommer avtalsstrukturerna och avtalen med leverantörer förenklas med hjälp av mallar. Dokument för företagskunder som signeras av kohlpharma kan i framtiden exklusivt redigeras med HelloSign


Kvalitetssäkring – ständigt accelererade processer

För SOP-rutiner (Standard Operating Procedures) med noggrant reglerade produktionsprocesser, till exempel inom kvalitetssäkring och EDP-kvalitetssystem, kommer manuella signaturer att ersättas med digitala motsvarigheter. Med automatiserade lager och helintegrerad fjärrövervakning av försörjningskedjan är kohlpharma redan nu en pionjär inom områdena digitalisering och automatisering i den tyska läkemedelsindustrin. De planerar att i en inte allt för avlägsen framtid ta bort alla pappersbaserade godkännandeprocesser i så stor utsträckning som möjligt. De har fortfarande en bit kvar, men med HelloSign har de nått en betydande milstolpe. Med tiden kan formulär konverteras till HelloSign-dokument, vilket på köpet minskar behovet av fysisk arkivering.

As Johannes Reinert explains: "Looking forward, I’d like to see quality assurance, for example, switched over to digital forms. Digital forms are much easier and can be managed more effectively. Any legally required updates can be made in the shortest possible time, and across all relevant documents, without piles of forms needing to be destroyed. Everything is signed and filled out using seamlessly integrated HelloSign components. So we again benefit in terms of transparency—every single detail in every process will be traceable."

Vill du nå samma framgångar som kohlpharma?

Fråga oss om HelloSign i dag. HelloSign är ett enkelt sätt för företag att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer. Om du behöver hjälp med att välja rätt HelloSign-produkt kan vi boka ett demomöte så du får upptäcka hur signaturbaserade processer kan optimeras i din verksamhet.

Hämta fallstudie
Vill du uppnå samma resultat som kohlpharma?
Vill du uppnå samma resultat som kohlpharma?
Hur ska du använda HelloSign?
Kontakta oss
Höger pilikon

Andra kunder