Hur HelloSign har hjälpt Flow Healthcare att spara 600 USD per anställd hos deras kunder

Flow Healtcare är ett heltäckande klinik- och adminhanteringsprogram för sjuk- och hälsovårdsteam. Deras produkter strömlinjeformar arbetsflöden och minskar kostnader för introduktion, hantering, utbildning och uppdrag.

Bild av två läkare som står bredvid varandra och tittar på en surfplatta

Så här använder Flow HelloSign

Fyra små miniatyrbilder som visar vanliga anställningsblanketter inklusive W-9, samtycke till bakgrundskontroll och ett 1-9-formulär.
En bild som visar en kvinnlig sjukvårdsmedarbetare som interagerar med en surfplatta och en produktbild som visar HelloSign-gränssnittet när någon signerar.
En bild som visar en kvinnlig sjukvårdsmedarbetare som interagerar med en dator och en produktbild som visar HelloSign-gränssnittet när sammaställer fält i en dokumentmall.
Fyra små miniatyrbilder som visar vanliga anställningsblanketter inklusive W-9, samtycke till bakgrundskontroll och ett 1-9-formulär.
En bild som visar HelloSign-gränssnittet när någon signerar.
En bild som visar HelloSign-gränssnittet när någon sammanställer fält i en dokumentmall.
01

Vårdindustrin lider av en pappersepidemi

För Flows kunder krävdes många timmar av bakgrundskontroller och dubbelt pappersarbete för att kunna rekrytera vårdgivare och sätta dem i arbete på sjukhus.

02

En förenklad och digitaliserad signeringsupplevelse

Digitaliseringen av formulärifyllnings- och signeringsprocessen kortade av handläggningstiderna som krävdes för att färdigställa viktiga samtycken och bakgrundskontroller.

03

Fyll en gång, sedan fylls informationen i automatiskt

Genom att skapa mallar och automatiskt fylla i information i dubbla dokument med hjälp av HelloSign API minskade Flow vårdgivarnas administrativa börda och fick in dem på sjukhusen snabbare.

Ett djupare dyk med

Flow

Utmaningen
Möjligheten

Att anställa hälsopersonal är komplext

Anställningsprocessen kräver inte bara de vanliga personalavdelningsfilerna som handlar om förmåner och försäkring utan det är även frågan om filer med klinisk information. De innehåller viktig information, exempelvis vårdlicenser, klinisk erfarenhet, pågående utbildning, övervakning och felbehandling. Utöver de vanliga bakgrundskontrollerna måste det till en extra bakgrundskontroll avseende vårdaspekten.


Komplexiteten tar dock inte slut där. Flow-kunden Beam Healthcare levererar vårdgivare till avlägset belägna sjukhus och telemedicinska onlinetjänster. Anställningen av vårdpersonal innebar en mängd pappersformulär som behövde fyllas i flertalet gånger. ”När Beam anlitade en vårdgivare var den tvungen att fylla i en ansökan till företaget och genomföra alla lämpliga bakgrunds- och referenskontroller. Men om samma person sedan skulle arbeta på 3 eller 5 olika sjukvårdsinrättningar, var de tvungna att fylla i anläggningsspecifika nyanställningsansökningar och gå igenom olika kontroller igen. Du kan själv föreställa dig den administrativa bördan för leverantören och adminpersonalen att hantera allt detta pappersarbete. Denna ålderdomliga process leder till frustration hos läkare som ibland undviker att bli legitimerade/behöriga på flera inrättningar. Om vi vill förbättra tillgången till vård måste vården fokusera på processerna utöver att bara producera fler vårdgivare”, säger Sarjoo Patel, VD för Flow. Ännu värre var att om det aktuella sjukhuset ingick i en större institution med flera underklinker behövde vårdgivaren fylla i samma formulär och gå igenom samma bakgrundskontroller även för alla dessa kliniker.


Hela introduktionsprocessen tvingade vårdpersonalen att omsorgsfullt fylla i samma information upprepade gånger – tid som hade varit bättre använd till att vårda patienter. Det var då som Flow vände sig till HelloSign för att hälsovårdspappersarbetet skulle bli enklare.

”Med Flow har vi lyckats dra ned på kostnaden med 600 USD per anställd och minska den administrativa tiden med 50 % åt Beam Healthcare. Detta kan i stor utsträckning tillskrivas HelloSign och hur lösningen automatiserade massor av dokument åt oss.”

Sarjoo Patel, VD, Flow Healthcare
Lösningen

Formulär som är snabba, digitala och inte har dubbletter

I syfte att minska antalet dubblettformulär som vårdgivare måste fylla i vid arbete på andra sjukhus så implementerade Flow automatiska mallar med HelloSign API. Sarjoo förklarar: ”När vårdpersonalen väl har anställts är Flow och HelloSigns verkliga värdeleverans till kunderna inom hälso- och sjukvården att de slipper dokument som måste fyllas i flera gånger. Pappersansökningsblanketterna som sjukhus behöver görs till mallar i Flow. Så när ett sjukhus ber om dem fylls de automatiskt i med hjälp av HelloSign API-integreringen som är ansluten till vår databas. Vårdgivaren läser bara dokumentet och signerar det. När hen väl är ombord behöver hen inte fylla i ytterligare dokument manuellt.”


Nu är ju inte allt medicinskt yrkesutövande likadant och det innebär att Flow-mallarna behövde flexibilitet. ”Vårt HelloSign-abonnemang ger Flow-kunderna anpassningsmöjligheter. Det låter [Flow-användare] ladda upp sina egna PDF-dokument och lägga till de specifika datafält de behöver. Så kunderna har möjlighet att anpassa vissa av sina enklare dokument”, berättar Chance Hammacher, Full Stack Developer, Flow.


Utöver att vara snabbt och användarvänligt säkerställde Flow att hela dokumentupplevelsen var problemfri för kunderna. ”Vi var mycket nöjda med den inbäddade formulärsfunktionen som HelloSign erbjöd. Den lät oss hålla kvar alla våra användare i ett system samtidigt som säkerheten aldrig äventyras”, fortsätter Chance.Vi valde [HelloSigns universalmärkning] för att kunna ge våra kunder en mer anpassad känsla när de använder elektroniska underskrifter.”


För att än mer förenkla det medicinska pappersarbetet vände sig Flow även till HelloWorks för att automatisera tidskrävande referenskontroller. ”Vårt huvudsakliga användningsfall för HelloWorks är referenskontroller. För jobbreferenskontroller skickar vi antingen via e-post eller SMS för att säga 'Hej, kan du fylla i den här jobbreferensen för den här vårdgivaren, han eller hon söker den här tjänsten'”, säger Sarjoo.


För att hålla sitt löfte om att hantera hela anställningscykeln skapar Flow även mallar, med HelloWorks, som ger hjälp med interna anställningsdokument. Låt oss säga att du vill skicka ett internt dokument från ett lönesystem som irs.gov eller W9. Med HelloWorks har Flow även integrerat den här funktionaliteten direkt i sin plattform.


Med så många formulär och komplexa processer att automatisera är det rimligt att anta att integreringen av HelloSign API i Flow-plattformen kan ta ett tag. Men som Chance säger: ”Integreringen tog inte så lång tid, som mest ett par veckor med en enda utvecklare. Dokumentationen var bra. Den hade tydliga anvisningar för arbetsflödet vi använde. Det var enkelt för oss att testa och felsöka alla våra problem innan vi driftsatte HelloSign.”


Att det gick snabbt att integrera kunde inte varit lägligare för Flows kunder, i synnerhet Beam. Under pandemin behövde Beam anställa och snabbt introducera läkare i stor omfattning för att bygga ut den telemedicinska tjänsten. ”De behövde anställa mer personal för att hjälpa till att lätta på trycket på sjukhusen”, förklarar Sarjoo. Tack vare Flows snabba integrering med HelloSign API kunde Beam få personal i arbete på så kort tid som 48 timmar.

Resultaten

Minska admintiden med 50 %

Tack vare HelloSign API som fyller i dokument automatiskt och minskar behovet av att vårdgivare fyller i dokument flera gånger om kunde Flow hjälpa kunden Beam genom att minska den tid dess personal ägnade åt administrativt pappersarbete med 50 % och spara uppskattningsvis 600 USD per anställd.


Bra för både arbetsgivare och arbetstagare

Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS berättar:

”HelloSign har hjälpt [Flow] utföra standardiserade referens- och verifikationskontroller på ett systematiskt sätt. Det gjorde ledtiderna snabbare och de anställda gladare eftersom de slapp skriva ut, fylla i, skanna och ladda upp dokument. Det gav också gladare arbetsgivare eftersom dokumenten blir enklare att läsa och alla obligatoriska fält blir ifyllda redan första gången.


Integreras på några veckor med en enda utvecklare

Med detaljerad lättföljd dokumentation och supportteam som är redo att hjälpa Flow genom alla problem kunde en enda Flow-utvecklare integrera HelloSign API på bara några få veckor.

Framtiden

Vad kommer härnäst för Flow?

Flow har fått upp farten med medicinska teams och blir anlitade av kunder såsom Beam Healthcare, Pivotal Health och CVC Health Care. Som ett papperslöst företag från den första dagen planerar Flow att fortsätta ta bort de flaskhalsar som papper på cirkulation i den medicinska världen utgör.


Intresserad av att få liknande resultat som Flow?

Att integrera HelloSign e-signatur-API är det enklaste sättet att förenkla dina arbetsflöden med problemfria, varumärkesanpassade underskrifter och API-integrerade mallar som automatiskt fyller i dubblettinformation. Framröstade som nr 1 avseende enkelt att använda, två år i rad från G2, gör HelloSigns e-signaturlösning dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare.


Tala med din HelloSign API-expert idag för att hitta en anpassad API-plan som är skräddarsydd för dina specifika behov.

Hämta fallstudie
Flow använder HelloSign för att effektivisera onboarding och hantering av vårdpersonal.
Flow använder HelloSign för att effektivisera onboarding och hantering av vårdpersonal.
Hur ska du använda HelloSign?
Kontakta oss
Höger pilikon

Hur HelloSign har hjälpt Flow Healthcare att spara 600 USD per anställd hos deras kunder

Flow Healtcare är ett heltäckande klinik- och adminhanteringsprogram för sjuk- och hälsovårdsteam.

Bild av två läkare som står bredvid varandra och tittar på en surfplatta

Flow Healtcare är ett heltäckande klinik- och adminhanteringsprogram för sjuk- och hälsovårdsteam.

Rutig triangelRutig triangel

Utmaning

Att anställa hälsopersonal är komplext

Anställningsprocessen kräver inte bara de vanliga personalavdelningsfilerna som handlar om förmåner och försäkring utan det är även frågan om filer med klinisk information. De innehåller viktig information, exempelvis vårdlicenser, klinisk erfarenhet, pågående utbildning, övervakning och felbehandling. Utöver de vanliga bakgrundskontrollerna måste det till en extra bakgrundskontroll avseende vårdaspekten.


Komplexiteten tar dock inte slut där. Flow-kunden Beam Healthcare levererar vårdgivare till avlägset belägna sjukhus och telemedicinska onlinetjänster. Anställningen av vårdpersonal innebar en mängd pappersformulär som behövde fyllas i flertalet gånger. ”När Beam anlitade en vårdgivare var den tvungen att fylla i en ansökan till företaget och genomföra alla lämpliga bakgrunds- och referenskontroller. Men om samma person sedan skulle arbeta på 3 eller 5 olika sjukvårdsinrättningar, var de tvungna att fylla i anläggningsspecifika nyanställningsansökningar och gå igenom olika kontroller igen. Du kan själv föreställa dig den administrativa bördan för leverantören och adminpersonalen att hantera allt detta pappersarbete. Denna ålderdomliga process leder till frustration hos läkare som ibland undviker att bli legitimerade/behöriga på flera inrättningar. Om vi vill förbättra tillgången till vård måste vården fokusera på processerna utöver att bara producera fler vårdgivare”, säger Sarjoo Patel, VD för Flow. Ännu värre var att om det aktuella sjukhuset ingick i en större institution med flera underklinker behövde vårdgivaren fylla i samma formulär och gå igenom samma bakgrundskontroller även för alla dessa kliniker.


Hela introduktionsprocessen tvingade vårdpersonalen att omsorgsfullt fylla i samma information upprepade gånger – tid som hade varit bättre använd till att vårda patienter. Det var då som Flow vände sig till HelloSign för att hälsovårdspappersarbetet skulle bli enklare.

Rutig triangelÖppen ikon

Lätt

  • att förklara
  • att förstå och använda
  • att administrera
Grundad 2018

Började användas 2020

Rutig triangelJordglobikon

Snabb

  • dokumentsignering är snabbare
  • svarstider är kortare
  • arbetsflödet för signering är mer transparent
Huvudkontoret ligger i Madison, Wisconsin, USA

Lösning

Formulär som är snabba, digitala och inte har dubbletter

I syfte att minska antalet dubblettformulär som vårdgivare måste fylla i vid arbete på andra sjukhus så implementerade Flow automatiska mallar med HelloSign API. Sarjoo förklarar: ”När vårdpersonalen väl har anställts är Flow och HelloSigns verkliga värdeleverans till kunderna inom hälso- och sjukvården att de slipper dokument som måste fyllas i flera gånger. Pappersansökningsblanketterna som sjukhus behöver görs till mallar i Flow. Så när ett sjukhus ber om dem fylls de automatiskt i med hjälp av HelloSign API-integreringen som är ansluten till vår databas. Vårdgivaren läser bara dokumentet och signerar det. När hen väl är ombord behöver hen inte fylla i ytterligare dokument manuellt.”


Nu är ju inte allt medicinskt yrkesutövande likadant och det innebär att Flow-mallarna behövde flexibilitet. ”Vårt HelloSign-abonnemang ger Flow-kunderna anpassningsmöjligheter. Det låter [Flow-användare] ladda upp sina egna PDF-dokument och lägga till de specifika datafält de behöver. Så kunderna har möjlighet att anpassa vissa av sina enklare dokument”, berättar Chance Hammacher, Full Stack Developer, Flow.


Utöver att vara snabbt och användarvänligt säkerställde Flow att hela dokumentupplevelsen var problemfri för kunderna. ”Vi var mycket nöjda med den inbäddade formulärsfunktionen som HelloSign erbjöd. Den lät oss hålla kvar alla våra användare i ett system samtidigt som säkerheten aldrig äventyras”, fortsätter Chance.Vi valde [HelloSigns universalmärkning] för att kunna ge våra kunder en mer anpassad känsla när de använder elektroniska underskrifter.”


För att än mer förenkla det medicinska pappersarbetet vände sig Flow även till HelloWorks för att automatisera tidskrävande referenskontroller. ”Vårt huvudsakliga användningsfall för HelloWorks är referenskontroller. För jobbreferenskontroller skickar vi antingen via e-post eller SMS för att säga 'Hej, kan du fylla i den här jobbreferensen för den här vårdgivaren, han eller hon söker den här tjänsten'”, säger Sarjoo.


För att hålla sitt löfte om att hantera hela anställningscykeln skapar Flow även mallar, med HelloWorks, som ger hjälp med interna anställningsdokument. Låt oss säga att du vill skicka ett internt dokument från ett lönesystem som irs.gov eller W9. Med HelloWorks har Flow även integrerat den här funktionaliteten direkt i sin plattform.


Med så många formulär och komplexa processer att automatisera är det rimligt att anta att integreringen av HelloSign API i Flow-plattformen kan ta ett tag. Men som Chance säger: ”Integreringen tog inte så lång tid, som mest ett par veckor med en enda utvecklare. Dokumentationen var bra. Den hade tydliga anvisningar för arbetsflödet vi använde. Det var enkelt för oss att testa och felsöka alla våra problem innan vi driftsatte HelloSign.”


Att det gick snabbt att integrera kunde inte varit lägligare för Flows kunder, i synnerhet Beam. Under pandemin behövde Beam anställa och snabbt introducera läkare i stor omfattning för att bygga ut den telemedicinska tjänsten. ”De behövde anställa mer personal för att hjälpa till att lätta på trycket på sjukhusen”, förklarar Sarjoo. Tack vare Flows snabba integrering med HelloSign API kunde Beam få personal i arbete på så kort tid som 48 timmar.

Rutig triangelRutig triangel
Gif som visar Pigeon Loans arbetsflöde med integrering av HelloSigns API

Fördelar

Minska admintiden med 50 %

Tack vare HelloSign API som fyller i dokument automatiskt och minskar behovet av att vårdgivare fyller i dokument flera gånger om kunde Flow hjälpa kunden Beam genom att minska den tid dess personal ägnade åt administrativt pappersarbete med 50 % och spara uppskattningsvis 600 USD per anställd.


Bra för både arbetsgivare och arbetstagare

Amy Faust, Business Officer, CPMSM & CPCS berättar:

”HelloSign har hjälpt [Flow] utföra standardiserade referens- och verifikationskontroller på ett systematiskt sätt. Det gjorde ledtiderna snabbare och de anställda gladare eftersom de slapp skriva ut, fylla i, skanna och ladda upp dokument. Det gav också gladare arbetsgivare eftersom dokumenten blir enklare att läsa och alla obligatoriska fält blir ifyllda redan första gången.


Integreras på några veckor med en enda utvecklare

Med detaljerad lättföljd dokumentation och supportteam som är redo att hjälpa Flow genom alla problem kunde en enda Flow-utvecklare integrera HelloSign API på bara några få veckor.

Rutig triangelFlaggikon

Effektiviserade arbetsflöden som sparade Flows kunder 600 USD per anställd

Rutig triangel

Bidrog till att minska admintiden med 50 % för Flow-kunden Beam Healthcare

Vad kommer härnäst för Flow?

Flow har fått upp farten med medicinska teams och blir anlitade av kunder såsom Beam Healthcare, Pivotal Health och CVC Health Care. Som ett papperslöst företag från den första dagen planerar Flow att fortsätta ta bort de flaskhalsar som papper på cirkulation i den medicinska världen utgör.


Intresserad av att få liknande resultat som Flow?

Att integrera HelloSign e-signatur-API är det enklaste sättet att förenkla dina arbetsflöden med problemfria, varumärkesanpassade underskrifter och API-integrerade mallar som automatiskt fyller i dubblettinformation. Framröstade som nr 1 avseende enkelt att använda, två år i rad från G2, gör HelloSigns e-signaturlösning dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare.


Tala med din HelloSign API-expert idag för att hitta en anpassad API-plan som är skräddarsydd för dina specifika behov.

Flow använder HelloSign för att effektivisera onboarding och hantering av vårdpersonal.