Entrust förkortar signaturprocessen från 2 veckor till 1 dag med HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation erbjuder professionella tjänster inom områdena försäkring, rådgivning, redovisning, skatt, sekreterartjänster och affärsprocessoutsourcing till ett brett spektrum av företag i Singapore.

Bild på en gata i Singapore

Entrust förkortar signaturprocessen från 2 veckor till 1 dag med HelloSign

Bild som visar några nedladdningsbara dokument
Delad bild. Foto av en man som arbetar på en bärbar dator till vänster, produktfoto till höger.
Delad bild. Foto av hand som håller en smartphone och tittar på HelloSign-appen till vänster, produktbild till höger.
Bild som visar några nedladdningsbara dokument
Produktbild av HelloSign-appen
Produktbild av HelloSign-appen
01

Omfattande finansiell dokumentation

Båda parter måste underteckna en mängd dokument som sammanlagt kan uppgå till 500 papper

02

En effektiv, smidig och miljövänlig signeringsupplevelse

Digitala dokumentsignaturer tar bort allt krångel med utskrift, postning och manuell övervakning

03

Signera var du än är, när som helst

Med HelloSign kan Entrust och deras kunder nu signera dessa dokument från valfri enhet, var som helst i världen, när det passar dem

Ett djupare dyk med

Entrust

Utmaningen
Möjligheten

Långsamma och manuella signeringsprocesser

Med 2020 introducerades ett nytt sätt att arbeta för många företag runt om i världen. Det traditionella arbetet mellan 9 och 17 ersattes med udda arbetstider, från det rum i hemmet som råkade ha starkast internetuppkoppling. För att ligga steget före i denna omvandling var företag tvungna att digitalisera sina arbetsflöden snabbare än någonsin.

För att hålla jämna steg med övergången till distansarbete satte Jason Lew, direktör och grundare av Entrust Accounting Public Corporation, igång sitt företags utvecklingsarbete mot 100 % digitala lösningar. En av de viktigaste bitarna i denna övergång var att ta sig bort från allt det kostsamma, fysiska pappersarbete som teamet hanterade dagligen. Att skriva ut, signera, skanna och skicka dokument var inte längre ett gångbart alternativ, och det behövde utvecklas för att verksamheten skulle kunna fortsätta.

Lyckligtvis var Entrust steget före de flesta revisionsbyråer i Asien. De använde redan Dropbox för att lagra sina kunders dokument och formulär, så att lägga till HelloSign för e-signaturbehoven var ett enkelt, intuitivt steg för att hålla verksamheten strömlinjeformad i en föränderlig värld.

”Advokater, konsultbolag och myndigheter vi arbetar med som är vana vid traditionella processer imponeras av e-signaturer. Vi har fått mycket positiv feedback från våra kunder, särskilt under denna pandemi där våra arbetssätt har förändrats.”

Jason Lew, chef och grundare av Entrust
Bild av en kvinna som arbetar vid en dator
Lösningen

Enkla och mobilvänliga signaturer

Entrust var redan Dropbox-användare och kände till produktens användarvänlighet och effektivitet som ett samarbetsverktyg. Jason var säker på att HelloSign inte skulle skilja sig i detta avseende, och att lösningen skulle vara lika lätt att lära sig och implementera på företaget. Det tog företaget mindre än två dagar att förstå systemet, smälta det till fullo och implementera det i sina arbetsflöden. Det första projektet Entrust arbetade med var att integrera HelloSign i signaturprocessen för kundserviceavtal. Parterna de arbetar med blev snabbt imponerade av de enkla och effektiva elektroniska signaturerna.

Dessa kundserviceavtal är långa och kan kräva upp till 10 uppsättningar med 50-sidiga dokument och totalt 500 papper som måste undertecknas av båda parter. Den manuella processen att skriva ut och signera är inte bara tidskrävande, utan det är extremt mödosamt att hålla koll på varje avtalsuppsättning manuellt. För dokument som behöver undertecknas utanför Singapore kunde hela processen, med det extra steget att skicka dessa formulär internationellt, ta mer än två veckor! Med HelloSign har Jasons företag kunnat förkorta denna process till en enda dag. Jason förklarar:

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Efter att ha sett den snabba implementeringen och positiva feedbacken på e-signaturerna var det ett enkelt beslut för Jason att också implementera lösningen internt. Rekryteringsprocesser och antagningsbrev hanteras nu med e-signaturer vilket säkerställer en supersmidig onboarding för personalen. Och bäst av allt? Det var superenkelt att sälja in förändringen i teamet.

”Det var extremt lätt att utbilda teamet i HelloSign även för personer som inte nödvändigtvis är tekniskt kunniga. Dessutom älskar mina medarbetare att använda lösningen.”
Resultaten

2 veckors signaturprocess förkortad till 1 dag

Den tidigare processen med att skriva ut, signera och skicka via internationell post tog upp till två veckor att slutföra. Genom att implementera e-signaturer och signera var som helst, när som helst, har företaget och deras kunder kunnat minska processens tidsåtgång drastiskt till bara en dag.


Kostnader för 500 pappersutskrifter per transaktion insparade

Genom att gå över till miljövänliga e-signaturer och ta bort penna och papper från signeringsprocessen har Entrust kunnat minska utskriftskostnaderna. Företaget beställde papper och bläck en gång i veckan för att hålla jämna steg med utskriftsbehoven. Nu har det sjunkit till en gång i månaden.


100 % granskningsbart, ännu säkrare

Pappersformulär innebär inte bara massor av krångel med manuell övervakning, utan medför också dyrare och mer riskabel hantering när tredje parts budtjänster måste involveras. Med HelloSigns fullständiga granskningslogg har Jason och hans medarbetare kunnat övervaka sina undertecknade dokument och har fullständig kontroll över när och vem de signeras av. ”Vårt företag använder granskningsloggsfunktionen massor. Med den kan vi kontrollera om signaturen är äkta och när den har gjorts. Detta är ett viktigt protokoll för vår verksamhet. Ännu bekvämare är de inbyggda påminnelserna som meddelar parterna när ett dokument väntar på deras underskrift.”förklarar Jason Lew, chef och grundare av Entrust.

Framtiden

Vad kommer härnäst för Entrust

Entrust använder Dropbox och HelloSign massor och planerar att gå mot en 100 % digital verksamhet i framtiden, och hoppas också kunna påverka både kunderna och branschen i stort att bli digital. Redovisningsbranschen är fortfarande traditionell, men Entrusts framsynta metoder kan påverka andra företag i Singapore att modernisera och göra sina arbetsflöden mer effektiva, bekväma och ännu säkrare.

Vill ni uppnå samma resultat som Entrust?

HelloSign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.

Hämta fallstudie
Entrust använder HelloSign för att förbättra skatteupplevelsen för företag över hela Asien.
Entrust använder HelloSign för att förbättra skatteupplevelsen för företag över hela Asien.
Bild på en gata i Singapore
Hur ska du använda HelloSign?
Kontakta oss
Höger pilikon

Entrust förkortar signaturprocessen från 2 veckor till 1 dag med HelloSign

Entrust Public Accounting Corporation erbjuder professionella tjänster till många olika företag i Singapore.

Bild på en gata i Singapore

Entrust Public Accounting Corporation erbjuder professionella tjänster till många olika företag i Singapore.

Rutig triangelRutig triangel

Utmaning

Långsamma och manuella signeringsprocesser

Med 2020 introducerades ett nytt sätt att arbeta för många företag runt om i världen. Det traditionella arbetet mellan 9 och 17 ersattes med udda arbetstider, från det rum i hemmet som råkade ha starkast internetuppkoppling. För att ligga steget före i denna omvandling var företag tvungna att digitalisera sina arbetsflöden snabbare än någonsin.

För att hålla jämna steg med övergången till distansarbete satte Jason Lew, direktör och grundare av Entrust Accounting Public Corporation, igång sitt företags utvecklingsarbete mot 100 % digitala lösningar. En av de viktigaste bitarna i denna övergång var att ta sig bort från allt det kostsamma, fysiska pappersarbete som teamet hanterade dagligen. Att skriva ut, signera, skanna och skicka dokument var inte längre ett gångbart alternativ, och det behövde utvecklas för att verksamheten skulle kunna fortsätta.

Lyckligtvis var Entrust steget före de flesta revisionsbyråer i Asien. De använde redan Dropbox för att lagra sina kunders dokument och formulär, så att lägga till HelloSign för e-signaturbehoven var ett enkelt, intuitivt steg för att hålla verksamheten strömlinjeformad i en föränderlig värld.

Rutig triangelFlaggikon

Lätt

  • att förklara
  • att förstå och använda
  • att administrera
Grundades 2007

Säte i Singapore

Rutig triangelHusikon

Snabb

  • dokumentsignering är snabbare
  • svarstider är kortare
  • arbetsflödet för signering är mer transparent
Företagets kärnvärderiongar: Kvalitet, Integritet, Engagemang, Ansvar

Lösning

Enkla och mobilvänliga signaturer

Entrust var redan Dropbox-användare och kände till produktens användarvänlighet och effektivitet som ett samarbetsverktyg. Jason var säker på att HelloSign inte skulle skilja sig i detta avseende, och att lösningen skulle vara lika lätt att lära sig och implementera på företaget. Det tog företaget mindre än två dagar att förstå systemet, smälta det till fullo och implementera det i sina arbetsflöden. Det första projektet Entrust arbetade med var att integrera HelloSign i signaturprocessen för kundserviceavtal. Parterna de arbetar med blev snabbt imponerade av de enkla och effektiva elektroniska signaturerna.

Dessa kundserviceavtal är långa och kan kräva upp till 10 uppsättningar med 50-sidiga dokument och totalt 500 papper som måste undertecknas av båda parter. Den manuella processen att skriva ut och signera är inte bara tidskrävande, utan det är extremt mödosamt att hålla koll på varje avtalsuppsättning manuellt. För dokument som behöver undertecknas utanför Singapore kunde hela processen, med det extra steget att skicka dessa formulär internationellt, ta mer än två veckor! Med HelloSign har Jasons företag kunnat förkorta denna process till en enda dag. Jason förklarar:

“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”

Efter att ha sett den snabba implementeringen och positiva feedbacken på e-signaturerna var det ett enkelt beslut för Jason att också implementera lösningen internt. Rekryteringsprocesser och antagningsbrev hanteras nu med e-signaturer vilket säkerställer en supersmidig onboarding för personalen. Och bäst av allt? Det var superenkelt att sälja in förändringen i teamet.

”Det var extremt lätt att utbilda teamet i HelloSign även för personer som inte nödvändigtvis är tekniskt kunniga. Dessutom älskar mina medarbetare att använda lösningen.”
Rutig triangelRutig triangel
Gif som visar Pigeon Loans arbetsflöde med integrering av HelloSigns API

Fördelar

2 veckors signaturprocess förkortad till 1 dag

Den tidigare processen med att skriva ut, signera och skicka via internationell post tog upp till två veckor att slutföra. Genom att implementera e-signaturer och signera var som helst, när som helst, har företaget och deras kunder kunnat minska processens tidsåtgång drastiskt till bara en dag.


Kostnader för 500 pappersutskrifter per transaktion insparade

Genom att gå över till miljövänliga e-signaturer och ta bort penna och papper från signeringsprocessen har Entrust kunnat minska utskriftskostnaderna. Företaget beställde papper och bläck en gång i veckan för att hålla jämna steg med utskriftsbehoven. Nu har det sjunkit till en gång i månaden.


100 % granskningsbart, ännu säkrare

Pappersformulär innebär inte bara massor av krångel med manuell övervakning, utan medför också dyrare och mer riskabel hantering när tredje parts budtjänster måste involveras. Med HelloSigns fullständiga granskningslogg har Jason och hans medarbetare kunnat övervaka sina undertecknade dokument och har fullständig kontroll över när och vem de signeras av. ”Vårt företag använder granskningsloggsfunktionen massor. Med den kan vi kontrollera om signaturen är äkta och när den har gjorts. Detta är ett viktigt protokoll för vår verksamhet. Ännu bekvämare är de inbyggda påminnelserna som meddelar parterna när ett dokument väntar på deras underskrift.”förklarar Jason Lew, chef och grundare av Entrust.

Rutig triangelSmiley

Finansiell dokumentation på upp till 50 sidor som undertecknades med penna och papper är nu helt online

Rutig triangel

En 2-veckors signaturprocess nu kortad till 1 dag

Vad kommer härnäst för Entrust

Entrust använder Dropbox och HelloSign massor och planerar att gå mot en 100 % digital verksamhet i framtiden, och hoppas också kunna påverka både kunderna och branschen i stort att bli digital. Redovisningsbranschen är fortfarande traditionell, men Entrusts framsynta metoder kan påverka andra företag i Singapore att modernisera och göra sina arbetsflöden mer effektiva, bekväma och ännu säkrare.

Vill ni uppnå samma resultat som Entrust?

HelloSign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.

Entrust använder HelloSign för att förbättra skatteupplevelsen för företag över hela Asien.