Entrust Public Accounting Corporation erbjuder professionella tjänster inom områdena försäkring, rådgivning, redovisning, skatt, sekreterartjänster och affärsprocessoutsourcing till ett brett spektrum av företag i Singapore.
.svg)
Finansiell dokumentation på upp till 50 sidor som undertecknades med penna och papper är nu helt online
En 2-veckors signaturprocess nu kortad till 1 dag
Kostnader för 500 pappersutskrifter per transaktion insparade
2020 introduced a new way of working for many businesses around the world. The traditional 9-5 was replaced with odd working hours, from whichever room at home had the strongest internet connection. In order to stay ahead of this shift, companies had to digitize their workflows faster than ever.
För att hålla jämna steg med övergången till distansarbete satte Jason Lew, direktör och grundare av Entrust Accounting Public Corporation, igång sitt företags utvecklingsarbete mot 100 % digitala lösningar. En av de viktigaste bitarna i denna övergång var att ta sig bort från allt det kostsamma, fysiska pappersarbete som teamet hanterade dagligen. Att skriva ut, signera, skanna och skicka dokument var inte längre ett gångbart alternativ, och det behövde utvecklas för att verksamheten skulle kunna fortsätta.
Lyckligtvis var Entrust steget före de flesta revisionsbyråer i Asien. De använde redan Dropbox för att lagra sina kunders dokument och formulär, så att lägga till HelloSign för e-signaturbehoven var ett enkelt, intuitivt steg för att hålla verksamheten strömlinjeformad i en föränderlig värld.
”Advokater, konsultbolag och myndigheter vi arbetar med som är vana vid traditionella processer imponeras av e-signaturer. Vi har fått mycket positiv feedback från våra kunder, särskilt under denna pandemi där våra arbetssätt har förändrats.”
Entrust var redan Dropbox-användare och kände till produktens användarvänlighet och effektivitet som ett samarbetsverktyg. Jason var säker på att HelloSign inte skulle skilja sig i detta avseende, och att lösningen skulle vara lika lätt att lära sig och implementera på företaget. Det tog företaget mindre än två dagar att förstå systemet, smälta det till fullo och implementera det i sina arbetsflöden. Det första projektet Entrust arbetade med var att integrera HelloSign i signaturprocessen för kundserviceavtal. Parterna de arbetar med blev snabbt imponerade av de enkla och effektiva elektroniska signaturerna.
Dessa kundserviceavtal är långa och kan kräva upp till 10 uppsättningar med 50-sidiga dokument och totalt 500 papper som måste undertecknas av båda parter. Den manuella processen att skriva ut och signera är inte bara tidskrävande, utan det är extremt mödosamt att hålla koll på varje avtalsuppsättning manuellt. För dokument som behöver undertecknas utanför Singapore kunde hela processen, med det extra steget att skicka dessa formulär internationellt, ta mer än två veckor! Med HelloSign har Jasons företag kunnat förkorta denna process till en enda dag. Jason förklarar:
“HelloSign is extremely convenient for us to use since everything can be signed on a mobile device anywhere at anytime. It saves me and my clients a lot of time, especially for contracts that need be signed outside of the country.”
Efter att ha sett den snabba implementeringen och positiva feedbacken på e-signaturerna var det ett enkelt beslut för Jason att också implementera lösningen internt. Rekryteringsprocesser och antagningsbrev hanteras nu med e-signaturer vilket säkerställer en supersmidig onboarding för personalen. Och bäst av allt? Det var superenkelt att sälja in förändringen i teamet.
”Det var extremt lätt att utbilda teamet i HelloSign även för personer som inte nödvändigtvis är tekniskt kunniga. Dessutom älskar mina medarbetare att använda lösningen.”
Den tidigare processen med att skriva ut, signera och skicka via internationell post tog upp till två veckor att slutföra. Genom att implementera e-signaturer och signera var som helst, när som helst, har företaget och deras kunder kunnat minska processens tidsåtgång drastiskt till bara en dag.
Genom att gå över till miljövänliga e-signaturer och ta bort penna och papper från signeringsprocessen har Entrust kunnat minska utskriftskostnaderna. Företaget beställde papper och bläck en gång i veckan för att hålla jämna steg med utskriftsbehoven. Nu har det sjunkit till en gång i månaden.
Pappersformulär innebär inte bara massor av krångel med manuell övervakning, utan medför också dyrare och mer riskabel hantering när tredje parts budtjänster måste involveras. Med HelloSigns fullständiga granskningslogg har Jason och hans medarbetare kunnat övervaka sina undertecknade dokument och har fullständig kontroll över när och vem de signeras av. ”Vårt företag använder granskningsloggsfunktionen massor. Med den kan vi kontrollera om signaturen är äkta och när den har gjorts. Detta är ett viktigt protokoll för vår verksamhet. Ännu bekvämare är de inbyggda påminnelserna som meddelar parterna när ett dokument väntar på deras underskrift.”förklarar Jason Lew, chef och grundare av Entrust.
Entrust använder Dropbox och HelloSign massor och planerar att gå mot en 100 % digital verksamhet i framtiden, och hoppas också kunna påverka både kunderna och branschen i stort att bli digital. Redovisningsbranschen är fortfarande traditionell, men Entrusts framsynta metoder kan påverka andra företag i Singapore att modernisera och göra sina arbetsflöden mer effektiva, bekväma och ännu säkrare.
HelloSign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
.png)
